رغم أن العصر الرقمي جاء بوعد المكتب الخالي من الورق، إلا أن استهلاك الورق لا يزال في ازدياد. في المقابل، تتقلص المساحات المكتبية شيئاً فشيئاً، ما يشكّل نوعاً من الفوضى والازدحام.
ولذا، فإن مقولة “مكان لكل شيء، وكل شيء في مكانه” تبدو أكثر ملاءمة اليوم من أي وقت مضى.
لذا، لم تعد حلول التخزين مجرد كماليات، بل أصبحت ضرورة لكل مؤسسة تسعى إلى تحسين مساحتها المكتبية، ورفع مستوى الأداء الوظيفي.
مفارقة الورق
يبلغ استهلاك العالم من الورق سنوياً 400 مليون طن، ومن المتوقع أن يصل هذا الرقم إلى 476 مليون طن بحلول عام 2032. في عام 2022، احتلت الصين المرتبة الأولى في استهلاك الورق، حيث بلغ استهلاكها 130.3 مليون طن.
وجاءت الولايات المتحدة في المرتبة الثانية، حيث يستهلك كل موظف مكتب ما معدله 10,000 ورقة نسخ سنوياً، أي ما يعادل إنتاجاً وطنياً قدره 700 تريليون ورقة.
هذه الأرقام مذهلة، لكنها تزداد تعقيداً عندما نعلم أن المساحات المكتبية آخذة في التقلص. ووفقاً لتقرير “استقراءات حول مكان العمل والإشغال العالمي 2023-2024” الصادر عن CBRE، انخفضت مساحة العمل لكل فرد بنسبة 22% العام الماضي، نتيجة لأنماط العمل الهجينة.
وبالإضافة إلى ذلك، أشار 63% من المشاركين في الاستطلاع إلى أنهم يتوقعون تقليص مساحة مكاتبهم بأكثر من 30% بين الآن وعام 2026.
لا غنى عنها في بيئة العمل الحديثة
المقتنيات الشخصية والفوضى المهنية
الورق ليس التحدّي الوحيد الذي تواجهه المؤسسات مع تقلّص المساحات. حيث تتراكم في المساحات المكتبية أيضاً الأغراض الشخصية، مثل الحقائب، وحقائب الرياضة، وحقائب الكمبيوتر المحمول، والهواتف المحمولة، وشواحن الأجهزة، وغير ذلك الكثير.
وعندما تتناثر هذه الأغراض تحت المكتب أو فوقه، فإنها تشكّل فوضى بصرية وجسدية، وتعيق قدرة الشخص على التحرك بحرية في مكان عمله.
والنتيجة لا تكمن في الحدّ من حرية الحركة وحسب، بل أيضاً في زيادة التشويش الذهني. إذ تُظهر الأبحاث أن الفوضى البصرية قد تقلل من قدرة الدماغ على العمل، ما يؤثر على التفاعل والتحفيز.
ومع تزايد عدد الأشياء من حولنا، يبقى السؤال: كيف يمكننا مواجهة تكدّس الأغراض في ظلّ تقلّص المساحات المتاحة؟
الحلّ
الحلّ الواضح هو التخزين. لكننا لا نتحدّث هنا عن أي خزانة تخزين عادية؛ بل عن حلول تحقق التوازن الدقيق بين العمل الفعّال والأرشفة المنظمة.
يجب أن تكون المعلومات في المتناول ويسهل الوصول إليها، وفي مكان مناسب داخل المكتب، بحيث يمكن استخدامها بسهولة عند الحاجة.
الحلول العامة والخاصة، الكبيرة والصغيرة
تتنوّع حلول التخزين من حيث الأشكال والأحجام لتلبية احتياجات مختلفة في مساحات العمل الفردية، والمساحات التعاونية، وغرف الاجتماعات، وغيرها.
فالحلول العامة تُصمّم للاستخدام المشترك، وهي تشمل أنظمة رفوف أكبر مخصصة للمساحات العامة، مثل المناطق التعاونية الواسعة ومساحات الاستراحة.
وفي هذه المساحات، تبرز حلول مثل نظام التخزينLayout Workwall وحل التخزينPort من هيرمان ميلر، كبديل لخزائنPort Lockers . وتحتوي هذه الحلول عادةً على أدراج وخزائن ورفوف عرض، ولكنها بدون أقفال، ما يسهّل الوصول إليها من قبل الجميع.
أما بالنسبة لحلول التخزين الخاصة التي تدعم الأفراد خلال العمل، فإن الخزائن والمكاتب المتنقّلة هما الخياران المتاحان. إذ تعمل الخزائن على تخزين المقتنيات الثمينة والأغراض الشخصية لفترات طويلة.
وهي تتميز عادةً بالمتانة، مع أبواب معزّزة لمنع السرقة، وتحتاج إلى مساحات أكبر مقارنةً بالمكاتب المتنقلة.
تقدّم هيرمان ميلر تشكيلة متنوّعة من الخزائن مثلPort Lockers ، وLK Lockers، وCKL Lockers، والتي تتنوّع في الأسعار والوظائف لتلبي مختلف الأذواق والاحتياجات، من التصاميم العملية إلى الزخرفية.
أما المكاتب المتنقلة، فهي حلول متنقلة أنيقة ومتعدّدة الوظائف تشغل مساحة صغيرة وتندمج بسلاسة في المساحة المحيطة بها، دون أن تعيق سير العمل أو حركة الأشخاص. وقد تم تصميمها للاستخدام الفوري بحيث تكون بجانب المكتب أو تحته، وتوفّر الوصول السريع للأغراض.
من أحدث حلول المكاتب المتنقلة من هيرمان ميلر Trac، والذي يقدم دعماً متنوّعاً وعالي الجودة يناسب الشركات الصغيرة والمتوسطة في آسيا.
يتوفّر في مجموعة واسعة من الألوان، مع خيارات أقفال رقمية ومفاتيح وأقفال دائرية، وهو بديل مبتكر للخزائن الثقيلة والكبيرة. وبفضل تصميمه الأنيق والخطي، يتوفر تراك على عجلات أو زلاجات، ويأتي بخيارات أدراج الملفات وصناديق التخزين.
الاستثمار في حلول التخزين الذكية مثل Trac لا يهدف فقط إلى الحفاظ على ترتيب المكتب؛ بل يتعلق أيضاً بتشكيل بيئة عمل فعّالة وجذابة.
إذ يجب أن يساعد المكتب المثالي على تعزيز الإنتاجية من خلال تقليل الفوضى الذهنية والجسدية، وتخفيف التوتر عبر توفير شعور بالنظام والسيطرة، بالإضافة إلى تعزيز الإبداع وتحسين التركيز من خلال تقليل التشويش البصري والفوضى.
الخلاصة
إنها مهمة شاقة. فقبل الآن، لطالما كان التخزين دائماً في الخلفية، يقبع بشكل غير مرئي بجانب الكراسي المريحة والمكاتب القابلة للتعديل.
لكن مع الحلول الذكية والمرنة التي تتحمل عبء التنظيم، يمكن للموظفين اليوم التركيز على ما يهمهم فعلاً، ألا وهو: عملهم.
